Voor werknemers die deels thuiswerken of een bedrijfsfiets gebruiken, is er geen noodzaak meer voor rittenregistratie om de reiskostenvergoeding te rechtvaardigen. Het is echter wel belangrijk om de gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen.
Onbelaste thuiswerkvergoeding
Vanaf 1 januari 2022 is de onbelaste thuiswerkvergoeding ingevoerd voor werkdagen waarop de werknemer vanuit huis werkt. Voorheen kon de vaste reiskostenvergoeding worden vastgesteld op basis van het aantal werkdagen, zelfs als er niet regelmatig naar de vaste werkplek gereisd werd. Nu moet de reiskostenvergoeding gebaseerd zijn op daadwerkelijk gemaakte reisdagen, wat extra administratieve lasten met zich meebrengt omdat zowel werknemer als werkgever deze dagen moeten bijhouden.
Vaste vergoedingen
Om tegemoet te komen aan deze administratieve lasten, is er een mogelijkheid om met vaste reiskosten- en thuiswerkvergoedingen te werken. De bestaande ‘128/214-dagenregeling’ voor de reiskostenvergoeding is nu ook aangepast aan de situatie van frequenter thuiswerken.
De 128/214-regeling houdt in dat als een werknemer minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag worden berekend alsof de werknemer op 214 werkdagen reist. Deze regeling kan nu ook worden toegepast voor het toekennen van een vaste thuiswerkvergoeding. Maar het is belangrijk om te benadrukken dat zowel de thuiswerk- als reiskostenvergoeding pro rata moeten worden berekend op basis van het aantal reis- en thuiswerkdagen.
Voor het toekennen van een vaste vergoeding is het noodzakelijk om schriftelijke afspraken te maken over de verdeling van thuiswerk- en reisdagen. Op die manier is het niet nodig om een aparte registratie bij te houden.
Fiets van de zaak
Bij het verstrekken van een bedrijfsfiets neemt de administratieve last toe wanneer ook een reiskostenvergoeding wordt betaald voor het gebruik van een privévervoermiddel, zoals een auto. Om deze lasten te verlichten, kunnen werknemer en werkgever afspraken maken over het gebruik van de bedrijfsfiets en privévervoer, waarbij de vergoeding gebaseerd kan worden op deze afspraken.
Belang van naleving en voorbeeldscenario
Het is van groot belang om de gemaakte afspraken goed vast te leggen en ervoor te zorgen dat zowel de reiswijze als de vergoedingen in overeenstemming met deze afspraken worden nageleefd.
In onderstaand voorbeeld hebben werknemer en werkgever overeenstemming bereikt dat de werknemer gedurende 2 dagen per week gebruik zal maken van de bedrijfsfiets die door de werkgever ter beschikking is gesteld. Daarnaast zal de werknemer gedurende 2 dagen per week met de eigen auto reizen, terwijl er 1 dag per week thuisgewerkt wordt. De enkele reisafstand tussen huis en werk bedraagt 15 kilometer. De waarde van de ter beschikking gestelde fiets wordt geschat op € 3.000. Voor deze berekening gaan we ervan uit dat elke maand 4 weken bevat, hoewel dat in werkelijkheid natuurlijk kan variëren. Het is belangrijk op te merken dat de ter beschikking gestelde fiets ook voor privédoeleinden mag worden gebruikt.
De uitwerking van dit scenario is als volgt (met cijfers voor het jaar 2024):
- 2 dagen fiets: De bijtelling bedraagt 7% van de door de fabrikant of importeur publiekelijk bekend gemaakte Nederlandse consumentenadviesprijs, wat neerkomt op € 210 op jaarbasis. Op een wekelijkse basis is dit € 4,04 (€ 210 gedeeld door 52 weken), en op een maandelijkse basis € 17,50 (€ 210 gedeeld door 12 maanden).
- 2 dagen auto: De kosten voor autorijden bedragen € 0,23 per kilometer. Voor een enkele reis van 15 kilometer betekent dit een totale kostenpost van € 13,80 per dag, wat zich vertaalt naar € 138 per maand (€ 13,80 vermenigvuldigd met 10 werkdagen).
- 1 thuiswerkdag: Voor de thuiswerkdag wordt een vergoeding van € 2,35 per dag gehanteerd, wat neerkomt op € 9,40 per maand (€ 2,35 vermenigvuldigd met 4 dagen).
Mocht de fiets uitsluitend voor zakelijke ritten ter beschikking worden gesteld, dan vindt er geen bijtelling plaats zoals beschreven in dit voorbeeld.
