Als u de werkkostenregeling toepast, mag u op jaarbasis voor een bedrag ter grootte van 1,5% van de fiscale loonsom, onbelast zaken vergoeden en verstrekken aan uw werknemers. Hoe berekent u deze ‘vrije ruimte’ nu?

Hoe groot is de vrije ruimte?
De werkkostenregeling wordt pas met ingang van 2015 verplichte kost voor werkgevers. U kunt ervoor kiezen om de werkkostenregeling nu al toe te passen. Onder de werkkostenregeling geldt dat in beginsel alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers belast zijn. Uitzonderingen op deze hoofdregel zijn de ‘nihilwaarderingen’, ‘de gerichte vrijstellingen’ en de fiscale vrije ruimte van 1,5% van de fiscale loonsom. Hetgene wat niet onder bovenstaande posten valt wordt belast met 80% eindheffing.

Één van de belangrijkste vragen die zich hierbij voordoet, is de grootte van de fiscale vrije ruimte. Deze bedraagt volgens de wet 1,5% van de fiscale loonsom. Maar wat houdt dit nu exact in? Hoe bepaalt u de hoogte van deze vrije ruimte?

Voor het bepalen van uw vrije ruimte kunt u kiezen uit drie methodes. Uit uw administratie moet blijken voor welke methode u heeft gekozen.

  • Methode 1. U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent vervolgens na afloop van het jaar.
  • Methode 2. U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak (maand, kwartaal) van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar.
  • Methode 3. U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar.

Methode 1 of 2: per kalenderjaar. Als u methode 1 of 2 gebruikt, geldt de vrije ruimte per kalenderjaar. De vrije ruimte die u aan het eind van het jaar over heeft, kunt u dus niet meenemen naar het nieuwe kalenderjaar. Let op. Als u te weinig vrije ruimte heeft, kunt u de kosten die boven de vrije ruimte uitkomen, niet meenemen naar een volgend kalenderjaar. U betaalt over die kosten 80% eindheffing.

Methode 3: per tijdvak. Als u methode 3 gebruikt, geldt de vrije ruimte per tijdvak. De vrije ruimte die u aan het eind van een tijdvak over heeft of te weinig heeft, kunt u dus niet meenemen naar een volgend tijdvak.

Pensioenen
Keert u loon uit vroegere dienstbetrekking uit?
Dan geldt voor de berekening van de vrije ruimte het volgende:

  • als het loon uit vroegere dienstbetrekking minder is dan 10% van het totale fiscale loon, berekent u de vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon;
  • als het loon uit vroegere dienstbetrekking meer is dan 10% van het totale fiscale loon, berekent u de vrije ruimte op basis van het totale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Dit kan bijvoorbeeld spelen als u een ontslagvergoeding moet verlonen. Of bij een BV met daarin een pensioen dat al wordt uitgekeerd terwijl de directeur-grootaandeelhouder ook nog voor de BV werkt.

Als uw vergoedingen en verstrekkingen verspreid zijn over het jaar, geeft de berekening van de vrije ruimte per aangiftetijdvak (methode 3) de meest nauwkeurige uitkomst. Als de kosten zich concentreren in een bepaalde periode, kunt u beter voor methode 1 of 2 kiezen.