Ondernemers hebben een btw-administratie nodig. Daarbij hoort een correcte factuuradministratie. Wanneer stuur je een factuur en waaraan moeten jouw facturen voldoen?

Wanneer stuur je een factuur

Je maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Verkoop je goederen of diensten aan particulieren? Dan ben je niet verplicht een factuur uit te reiken tenzij er sprake is van:

  • een groothandel
  • een levering van een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land
  • een afstandsverkoop (bijv. webshop)

De volgende gegevens moeten in ieder geval op de factuur worden vermeld. De factuuradministratie dient 7 jaar te worden bewaard. In sommige gevallen moeten de facturen 10 jaar worden bewaard. Wanneer u niet voldoet aan de wettelijke verplichting van het voeren van een toereikende btw-administratie, loopt u het risico dat de Belastingdienst de administratie corrigeert.

Managementstructuur en facturen

Veel dga’s werken vanuit een holding-BV voor hun werkmaatschappij. Ook wel een managementstructuur genoemd. Op grond van een managementovereenkomst wordt er iedere maand een fee betaald voor deze diensten. In een managementovereenkomst wordt vastgelegd dat jouw holding je uitleent aan de onderneming tegen een bepaalde vergoeding. Door middel van zo’n managementovereenkomst kun je in loondienst bij jouw (personal) holding blijven. Moet er voor deze werkzaamheden een factuur met btw worden verstuurd? Hier zijn twee verschillende situaties te onderscheiden:

Geen fiscale eenheid omzetbelasting

Door middel van een managementstructuur kan er op een eenvoudige manier geld naar de holding worden verplaatst. Hiermee kan jouw salaris worden betaald. Als er geen sprake is van een fiscale eenheid voor de btw, ben je verplicht om facturen met btw op te maken. De verschuldigde btw moet worden afgedragen en kan worden teruggevraagd door de werkmaatschappij.

Omdat de btw-heffing over de management fee meestal neutraal verloopt (enerzijds afdragen, anderzijds aftrekken), voelt dit als een vestzak-broekzaksituatie. Hierdoor zijn er ondernemers die besluiten geen facturen meer uit te reiken en de btw-afdracht (en aftrek) achterwege te laten. Dit is niet verstandig. De Belastingdienst kan namelijk op een later moment de niet-afgedragen btw corrigeren. Zelfs als men dan de aftrek van voorbelasting bij de werkmaatschappij toestaat, kun je schade hebben in de vorm van een boete (10%) en belastingrente.

Fiscale eenheid omzetbelasting

Jouw personal holding is over de management fee 21% btw verschuldigd. Als jouw werkmaatschappij btw-belaste prestaties verricht, is dit geen probleem. De werkmaatschappij kan dan immers de door de holding in rekening gebrachte btw direct weer aftrekken. Als jouw werkmaatschappij geen (volledig) aftrekrecht heeft, dan kan er ‘btw-schade’ ontstaan. Een oplossing hiervoor kan worden gevonden in het vormen van een fiscale eenheid omzetbelasting. Dit kan door middel van een verzoek aan de Belastingdienst. De Belastingdienst geeft dan een beschikking af waarin ze een fiscale eenheid omzetbelasting aanmerken. Nadeel hiervan is wel dat jouw holding dan hoofdelijk aansprakelijk wordt voor de btw-schulden van de fiscale eenheid. Een oplossing hiervoor is dat er ook kan worden gehandeld als ware er sprake is van een fiscale eenheid omzetbelasting. Dit geeft de voordelen van de fiscale eenheid omzetbelasting maar voorkomt de hoofdelijke aansprakelijkheid.

Voor het aangaan van een fiscale eenheid omzetbelasting moet er sprake zijn van een financiële, economische en organisatorische verwevenheid. Meer informatie over de fiscale eenheid omzetbelasting lees je hier.

Vragen?

Heb je vragen over het dit artikel? Neem dan direct contact op met onze belastingadviseurs Margreet Claassen en Mariëlle van Bentum via 0317 – 413281.