Vanaf 27 september 2020 is registratie in het UBO-register verplicht. Hoe werkt dit eigenlijk?

Registratie verplicht.
Om witwaspraktijken, belastingontduiking en financiering van terrorisme te bestrijden wordt er een UBO-register ingesteld. UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’. Daarmee wordt bedoeld een natuurlijk persoon die eigenaar is van of zeggenschap heeft over een onderneming en die uiteindelijk economisch belanghebbende is van de onderneming. De verplichte UBO-registratie treedt in Nederland per 27 september 2020 in werking.

Bestaande of nieuwe onderneming?
Belangrijk is het volgende onderscheid:

  • voor nieuwe ondernemingen die vanaf 27 september 2020 in het Handelsregister worden ingeschreven, geldt dat deze meteen hun UBO-registratie op orde moeten hebben;
  • bestaande ondernemingen hebben daarvoor 18 maanden de tijd. De UBO-registratie moet dus uiterlijk per 27 maart 2022 in orde zijn.

Wie wordt er ingeschreven?
Het UBO-register wordt bijgehouden door de Kamer van Koophandel. Ongeacht de rechtsvorm moet van elke onderneming als UBO worden ingeschreven de natuurlijk persoon die direct of indirect een financieel belang heeft van meer dan 25% of die op welke wijze dan ook de feitelijke zeggenschap heeft. Zijn het aandelenkapitaal en de stemrechten versnipperd, waardoor er niemand als UBO kan worden aangemerkt, dan worden er personen ingeschreven die bestuurder (directeur) zijn van de onderneming (pseudo-UBO). Deze personen komen alleen in beeld als er geen echte UBO kan worden aangewezen.

Ook van een stichting of vereniging die een onderneming voert, moet de UBO worden ingeschreven. Voor stichtingen zonder onderneming met een ideëel doel geldt dat indien er in een jaar meer dan 25% van het voor uitkering vatbare vermogen aan een begunstigde wordt uitgekeerd, deze persoon als UBO moet worden geregistreerd.

Uitzonderingen.
Van de verplichte UBO-registratie zijn uitgezonderd eenmanszaken, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid, Verenigingen van Eigenaars (VvE’s ) en beursgenoteerde ondernemingen. Bij een eenmanszaak blijkt uit het Handelsregister voor welke persoon de onderneming wordt gevoerd. Voor verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid, VvE’s en beursgenoteerde vennootschappen gelden aparte wettelijke regels.

Welke gegevens inschrijven?
Van een UBO moet worden ingeschreven: 1. de naam en voornamen, 2. de geboortedatum en geboorteplaats, 3. de nationaliteit, 4. de woonstaat (EU-lidstaat waar de UBO woont), 5. de aard en omvang van het gehouden economisch en/of zeggenschapsbelang, 6. het BSN (of een vergelijkbaar buitenlands fiscaal identiteitsnummer), 7. het nummer van een geldig legitimatiebewijs, 8. het adres van de UBO.

Zelf regelen.
Elke onderneming is verplicht tot inschrijving van UBO’s. Die taak mag niet worden opgedragen aan een derde (accountant of notaris). Daarbij heeft de UBO zelf (privé!) de verplichting om mee te werken aan de inschrijving en om alle vereiste documenten en gegevens correct en volledig aan te leveren. Wordt daar niet aan voldaan, dan wordt dat beschouwd als een economisch delict. Dat kan bestuurlijke boetes opleveren.