Oude administratie bewaren?

Het einde van het jaar is een mooi moment om uw administratie weer eens op te schonen. Wat moet u ook alweer bewaren en hoelang?

Op grond van de wettelijke bewaartermijn moet u administratieve stukken in beginsel zeven jaar bewaren. Daarbij moet het begrip ‘administratie’ ruim worden opgevat. U moet namelijk nogal wat administratieve gegevens bewaren, zowel op papier als digitaal.

Wat moet u bewaren?
Alle gegevens die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing, zijn in de ogen van de Belastingdienst namelijk een onderdeel van de administratie. Daarbij valt te denken aan: de loonadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadgegevens, het grootboek en facturen van crediteuren en debiteuren. Gooi daarom uw oude administratie pas weg als de bewaartermijn van zeven jaar is verlopen.

Voor de btw-administratie over het gebruik van onroerende zaken, elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en tv-omroepdiensten geldt een bewaartermijn van 10 jaar inclusief het jaar van eerste ingebruikname. In die periode kan er namelijk een herziening van de btw-aftrek plaatsvinden, bijvoorbeeld wegens een andere bestemming van een onroerende zaak, waardoor btw uit voorgaande jaren alsnog deels aftrekbaar kan zijn of deels terugbetaald moet worden.

De bewaarplicht geldt ook voor uw digitale administratie, dus voor uw bestanden op de computer of op digitale gegevensdragers. U moet ervoor zorgen dat deze bestanden bij een belastingcontrole ook te openen zijn.

Wat mag u nu weggooien?
Als uw boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan mag u na 31 december 2018 uw administratie over 2011 en eerdere jaren weggooien. Tip. Voorkom dat uw gegevens op straat komen te liggen door uw administratie zorgvuldig te vernietigen of dit door een gespecialiseerd bedrijf te laten doen. Als u bepaalde stukken echter nog nodig denkt te hebben, bijvoorbeeld contracten en pensioen- en lijfrentepolissen, dan is het raadzaam deze nog wel te bewaren. 

2018-11-19T09:44:26+00:00 14 november, 2018|