Onderbouwing kostenvergoeding

Een veelgestelde vraag is of het onder de werkkostenregeling nog mogelijk is om een vaste kostenvergoeding aan de DGA te verstrekken. Hoe zit dat?

Veel directeuren-grootaandeelhouders ontvangen een vaste kostenvergoeding ter dekking van vaak terugkerende kosten, zoals representatiekosten, reiskosten en zakelijke maaltijden.
U kunt er onder de werkkostenregeling voor kiezen om de vaste kostenvergoeding onder te brengen in de vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom). Het is dan niet nodig om de kostenvergoeding te onderbouwen.
Maar wat nu als er niet voldoende vrije ruimte is of als u deze voor andere vergoedingen en verstrekkingen wilt gebruiken?

Door te zorgen voor een onderbouwing van de vaste kostenvergoeding, kunt u voorkomen dat deze in de vrije ruimte van de werkkostenregeling valt. De kostenvergoeding kan namelijk onbelast blijven als uit die onderbouwing blijkt dat u de kostenvergoeding volledig gebruikt voor:
• gerichte vrijstellingen, bijvoorbeeld reiskosten en zakelijke maaltijden;
• intermediaire kosten; dat zijn kosten die u voorschiet voor de BV, maar die bij de BV thuishoren, zoals representatiekosten.

U moet aan de Belastingdienst een onderbouwing van de kostenvergoeding kunnen laten zien. Leg goed vast uit welke kostensoorten en welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd. U moet de vaste kostenvergoeding onderbouwen met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten. Dit betekent dat u gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld drie maanden, de gemaakte kosten moet bijhouden. Bewaar alle bonnetjes.

Vergeet niet de kostenvergoeding, voor zover die bestaat uit gerichte vrijstellingen, aan te wijzen als eindheffingsloon, bijv. in uw arbeidsovereenkomst of in de loonadministratie van de BV.

2017-03-30T11:14:17+00:00 18 februari, 2016|