De meeste DGA’s krijgen van hun BV een vaste kostenvergoeding. Dit kan belastingvrij, mits u zich aan de voorwaarden houdt.

Belastingvrije vergoeding.
Ter dekking van vaak terugkerende kosten, zoals representatiekosten, reiskosten en zakelijke maaltijden, kan de BV u (of uw werknemers) een vaste kostenvergoeding geven. U kunt ervoor kiezen om de vaste kostenvergoeding onder te brengen in de vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom). Het is dan niet nodig om de kostenvergoeding te onderbouwen. Als u echter niet voldoende vrije ruimte heeft of als u deze voor andere vergoedingen en verstrekkingen wilt gebruiken, dan kan de vaste kostenvergoeding alleen onbelast blijven als uit een onderbouwing blijkt dat u de kostenvergoeding volledig gebruikt voor:

  • gerichte vrijstellingen, bijvoorbeeld reiskosten en zakelijke maaltijden;
  • intermediaire kosten, dat zijn kosten die u voorschiet voor de BV, maar die bij de BV thuishoren, zoals representatiekosten.

Leg dus goed vast uit welke kostensoorten en welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd. U moet de kostenvergoeding onderbouwen met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten. Dit betekent dat u gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld drie maanden, de door u gemaakte kosten moet bijhouden. Bewaar alle bonnetjes.

Uit een recente rechtszaak blijkt nog eens dat als u zich niet aan deze voorwaarden houdt, u forse naheffingen met boetes riskeert. In deze zaak bleek uit een boekenonderzoek dat de vaste kostenvergoedingen niet aan de voorwaarden voldeden. De BV kon geen vooraf opgestelde specificatie overleggen en verder waren er kosten apart vergoed die ook al in de vaste kostenvergoeding waren opgenomen.