Let op aftrek gemengde kosten

Niet alle kosten die u maakt binnen uw BV, zijn volledig aftrekbaar. Het gaat dan om zogenaamde ‘gemengde kosten’ die naast een zakelijk karakter ook een privé-element in zich hebben. Hoe gaat u hier het beste mee om?
Als ondernemer kunt u te maken krijgen met zogenaamde ‘gemengde’ kosten. Het gaat hierbij om de volgende uitgaven:
  • voedsel, drank en genotmiddelen;
  • representatie, waaronder bijvoorbeeld relatiegeschenken en bedrijfsuitjes;
  • congressen, seminars, studiereizen, e.d.
Omdat dergelijke uitgaven vaak ook voor de betrokkene een privévoordeel met zich meebrengen (u hoeft bijvoorbeeld niet meer thuis te eten of u geniet tijdens een internationale studiereis ook van de omgeving), is er besloten dat deze kosten slechts gedeeltelijk aftrekbaar zijn van de fiscale winst.
Een BV kan kiezen tussen twee opties.
  • Optie 1. Van alle gemengde kosten brengt de BV 26,5% niet in aftrek. Voor 73,5% van de kosten wordt aftrek wel toegestaan.
  • Optie 2. De BV kiest ervoor een vast bedrag aan gemengde kosten niet in aftrek te brengen. Dit forfait bedraagt € 4.500,- (2016), dan wel 0,4% van de loonsom binnen de onderneming als dit hoger is.
Rekenvoorbeeld:
Welke keuze voor uw BV de meest aantrekkelijke is, is afhankelijk van enkele factoren. Zo spelen de gemaakte gemengde kosten en de loonsom een rol.
Stel, uw BV maakt op jaarbasis voor een bedrag van € 22.000,- aan gemengde kosten. De loonsom bedraagt in datzelfde jaar € 850.000,-. Welke keuze moet u nu maken ten aanzien van de kostenaftrek?
U kunt ervoor kiezen om 73,5% van de kosten af te trekken. Dit betekent dat de aftrek voor een bedrag van € 5.830,- niet wordt toegestaan. De aftrekbeperking op basis van een vast bedrag bedraagt € 4.500,- omdat 0,4% van de loonsom (€ 3.400,-) lager uitvalt. Optie 2 is in dit geval dus de beste keus.
Allereerst is het belangrijk uw administratie goed in te richten. Om de gemengde kosten overzichtelijk te houden is het raadzaam om deze op afzonderlijke grootboekrekeningen te boeken. Zo kunt u achteraf eenvoudig deze kosten bij elkaar optellen en de voordeligste keuze maken. Zorg ook dat duidelijk is waarop bonnetjes, e.d. betrekking hebben.
Daarnaast kan ook de werkkostenregeling hierbij nog een rol spelen. Als gemengde kosten namelijk als eindheffingsbestanddeel worden aangemerkt, speelt de aftrekbeperking geen rol meer. Loonkosten zijn namelijk niet in aftrek beperkt. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor als er een personeelsfeest/bedrijfsuitje op locatie wordt georganiseerd. Dergelijke kosten worden vaak opgenomen in de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom. Daardoor speelt de aftrekbeperking voor gemengde kosten hiervoor geen rol meer.
2018-05-28T11:18:46+00:00 1 december, 2016|