Als u kosten maakt voor een klant, dan is het natuurlijk prettig als u deze mag doorbelasten. In de praktijk gaat het dan echter niet altijd goed met de btw.

Hoofdregel.
Als u kosten doorberekent aan uw klant of afnemer, dan moet u hierop in beginsel altijd btw berekenen. Daarbij moet u uitgaan van het btw-tarief dat u aan uw klant in rekening brengt over de door u verrichte dienst of de geleverde goederen.
Als u dus bijvoorbeeld managementadvies geeft waarover 21% btw is verschuldigd, dan moet u ook 21% btw berekenen over eventueel doorberekende kosten, zoals een kilometervergoeding.

Veelvoorkomende fouten.
In de praktijk zien we dit veel misgaan. Vooral in gevallen waarin de doorberekende kosten normaliter onder een btw-vrijstelling of het verlaagde tarief vallen. Denk hierbij aan het doorbelasten van de kosten van postverzending, voedsel of literatuur.
Als u over uw eigen dienst of levering het normale btw-tarief berekent, dan moet u bij het doorbelasten van deze kosten ook 21% btw aan uw klant in rekening brengen. Veelal wordt er echter uitgegaan van de btw-vrijstelling of het verlaagde tarief van 6%.

Zolang uw klant zelf ook 100% btw-ondernemer is, zal dit allemaal geen probleem zijn. Behoudens de voorfinanciering ondervindt hij immers geen geldelijk nadeel hiervan. Dit is anders als u te maken heeft met afnemers zonder (volledig) btw-aftrekrecht. Doordat de gemaakte kosten via u lopen, valt de uiteindelijke rekening voor hen hoger uit.
Het is dan raadzaam dat uw afnemer kosten waarvoor een vrijstelling of het verlaagde tarief geldt, zelf rechtstreeks maakt. Daardoor hoeft u hierover geen 21% btw te berekenen.

Doorlopende posten.
Daarnaast kennen we fiscaal ook nog zogeheten ‘doorlopende posten’. Dit zijn uitgaven die u als opdrachtnemer in naam en voor rekening van uw klant maakt. Het gaat dan o.a. om uitgaven voor kadastrale rechten, overdrachtsbelasting, griffierechten en handelsnaamonderzoek door de Kamer van Koophandel. Dergelijke uitgaven zullen dus enkel in zeer specifieke branches regelmatig voorkomen. Er hoeft geen btw te worden berekend bij het doorbelasten van deze kosten.