Als u een nieuwe werknemer aanneemt, moet u onder meer zijn identiteit en een aantal gegevens vaststellen en controleren. Hoe moet dit? Hoe ver gaat deze plicht en wat als het fout gaat? Wat vond de rechter onlangs nog redelijk?

Nieuwe werknemer.
Als u een nieuwe werknemer in dienst neemt, moet u zijn identiteit vaststellen en diverse gegevens verzamelen. Dit is met name bedoeld om de inhouding van belasting en premies correct te laten verlopen. Om een en ander soepel af te kunnen handelen, heeft de overheid verschillende hulpmiddelen ter beschikking gesteld. Desondanks kan het dan toch nog misgaan en is het de vraag of de fiscus u de zwartepiet kan toespelen. De rechter was hier onlangs in een uitspraak erg duidelijk over.

U moet de identiteit van uw werknemer vaststellen vóór zijn eerste werkdag, of op de eerste werkdag als u op deze dag uw werknemer aanneemt. Hoe u dat moet doen, leest u op http://www.weethoehetzit.nl, hier vindt u een stappenplan.
Via het stappenplan kunt u nagaan welke identiteitspapieren voldoen en hoe u deze kunt controleren. Let op. Vooral bij buitenlandse werknemers is het oppassen, want zij beschikken vaak over afwijkende papieren en ze mogen hier niet altijd werken.

Identiteitspapieren worden nogal eens vervalst, maar de hiervoor genoemde website bevat aanwijzingen hoe u dit kunt ontdekken. Zo bevatten veel documenten bijv. een kinegram. Dit is een transparante afbeelding die van kleur en vorm verandert als u het document kantelt.

Handtekening niet gecontroleerd.
Onlangs werd een werkgever op een naheffing met boete getrakteerd, omdat hij verzuimd had de handtekening van een nieuw aangenomen werknemer te controleren. De werkgever stapte daarop naar de rechter. Uiteindelijk stelde de Hoge Raad hem in het gelijk, 12.07.2013 (HR:2013:57).

Volgens de rechter was deze werkgever bij het vaststellen van de identiteit voldoende zorgvuldig geweest, zodat hij achteraf niet de handtekeningen had hoeven te vergelijken. De rechter is zich er kennelijk van bewust dat ook een vergelijking van handtekeningen niet alles zegt.

Als werkgever moet u van nieuwe werknemers een aantal gegevens verzamelen en bewaren. De benodigde gegevens treft u aan in het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’, dat u ook kunt downloaden van de site van de Belastingdienst. Deze opgaaf bevat bijv. de NAW-gegevens van de werknemer, zijn geboortedatum en BSN/sofinummer, maar ook of u rekening moet houden met de loonheffingskorting.

Een foute identiteit kan leiden tot naheffingen tegen het anoniementarief van 52%, plus boetes. Anderzijds maakte de rechter voldoende duidelijk dat de fiscus ook niet moet overdrijven, als uit de feiten en omstandigheden blijkt dat u zorgvuldig genoeg te werk bent gegaan.