Digitaal archief

U staat voor de archiefkast en probeert de ordner met de administratie van het afgelopen kwartaal weer tussen de andere ordners te proppen. Wat moet er allemaal worden bewaard?

Ook zo’n onderwerp waar u als ondernemer vaak tegenaan loopt? Nadat u het boekjaar hebt afgesloten, kijkt u eigenlijk niet meer terug in de administratieve stukken. En als u dat wel graag wilt, dan is het bijna onmogelijk om terug te vinden wat u nodig hebt. Daarbij neemt het behoorlijk wat ruimte in.

Hoelang moet u bewaren?

Natuurlijk hoopt u nu dat ik met goed nieuws kom, en zeg dat de administratie niet langer bewaard hoeft te worden… helaas is dat niet het geval. De administratie moet nog steeds 7 jaar bewaard worden, in sommige gevallen zelfs 10 jaar (dit geldt voor o.a. elektronische diensten, telecommunicatie en andere digitale diensten).

Wat moet u bewaren?

Dat houdt in dat u alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt, op papier of digitaal moet bewaren. Denk hierbij aan de basisgegevens maar ook aan computerprogramma’s en bestanden. Basisgegevens zijn onder meer:

het grootboek de debiteuren- en crediteurenadministratie de voorraadadministratie de in- en verkoopadministratie de loonadministratie

Hoe bewaart u uw administratie?

Maar hoe doet u dat dan? Want u wilt eigenlijk het liefst af van al die papieren. De administratie moet u bewaren in de originele vorm. Dat betekent dat u de factuur die u op papier binnenkrijgt, ook op papier moet bewaren. En dat de factuur die u digitaal binnenkrijgt, ook digitaal bewaard moet worden. De digitale factuur drukt u dus niet meer af.

Vraag om digitale facturatie

Waarschijnlijk bent u ook één van de ondernemers die zelf al digitaal factureert. Al deze facturen moet u dus ook digitaal bewaren, en als u al digitaal factureert doet uw leverancier dit waarschijnlijk ook. Vraag eens of uw leverancier in het vervolg digitaal naar u factureert in plaats van per post. Grote kans dat hij graag de factuur digitaal naar u verstuurt. Dat scheelt al een hoop ordners in uw kast. Tegelijk komt u dan bij het volgende punt: u krijgt nu twee archieven. Eén digitaal en één in uw archiefkast.

Ook hiervoor is er een oplossing. U mag alle papieren facturen en bonnen ook scannen en digitaal bewaren, zolang er sprake is van een volledige weergave van het origineel. Als u hierbij voldoet aan de eisen die de Belastingdienst hiervoor stelt, dan hoeft u ook deze papieren facturen en bonnen niet meer in uw kast te bewaren. Wel geldt nog steeds de 7 jaar bewaarplicht. Andersom mag echter niet, digitaal ontvangen is ook digitaal bewaren.

Digitaal archief

Oké, een digitaal archief dus. Ik hoor u denken: “maar hoe ga ik om met een digitaal archief, waar ga ik alles opslaan en hoe vind ik dan ooit nog een factuur terug?” Uiteraard is dat technisch gezien allemaal mogelijk, maar dan moet u vervolgens ook weer aan bepaalde eisen voldoen volgens de Belastingdienst, waar ik nu niet dieper op in zal gaan. Wat nu als ik vertel dat ik u hier een hele simpele oplossing voor kan bieden?

Digitale archief

Die oplossing heet Basecone. Het is uw digitale archief dat wij 10 jaar voor u bewaren en dat voor u 24/7 bereikbaar is via een portal of de app. Het mooie hiervan is dat u aan alle wettelijke eisen voldoet en niet ingewikkeld hoeft te doen met geheugen op uw pc of de back-ups. Het uploaden van uw administratie is heel simpel, dit doet u door uw digitaal ontvangen factuur te uploaden via Basecone. En van uw bonnetje maakt u gewoon een foto met de zogenaamde Basecone-app.

In dit digitale archief kunt u ook heel simpel tags en/of namen meegeven aan een document. Zo zijn al uw documenten snel vindbaar. Ook is het nog eens erg makkelijk om een factuur of bon terug te vinden door op leverancier, factuurnummer of bedrag te zoeken.

Accountant wil de administratie op papier

“Maar jullie willen toch nog de administratie op papier?” Het antwoord is nee, als u digitaal gaat, digitaliseren wij met u mee. Als u gebruikmaakt van ons pakket in Basecone, verwerken wij de administratie direct vanuit uw digitale omgeving in ons boekhoudpakket. Zo heeft u geen papieren ordner meer nodig en werkt u straks in een ‘paperless office’.

 

2017-08-07T08:17:19+00:00 7 augustus, 2017|