Onze collega’s van de loonadministratie begrijpen dat het van belang is om een gestructureerd proces bij het uitdiensttreden van een werknemer te hebben. Het afhandelen van alle benodigde stappen zorgt niet alleen voor een soepele overgang, maar waarborgt ook de rechten en plichten van zowel jou als werkgever als de werknemer. Om deze overgang vlekkeloos te laten verlopen, hebben wij een uitgebreide checklist samengesteld. Deze checklist dient als een handig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat geen enkel cruciaal aspect over het hoofd wordt gezien.

1. Bevestiging einde dienstverband

– Heb je uiterlijk een maand voor de einddatum schriftelijk aangezegd dat de arbeidsovereenkomst niet wordt voortgezet?

– Heb je, als de werknemer zelf heeft opgezegd, een schriftelijke opzeggingsbrief ontvangen?

– Is de einddatum van de arbeidsovereenkomst schriftelijk bevestigd aan de werknemer?

– Staat er een exitgesprek gepland voor de werknemer? Dit ook om lering te trekken uit zijn ervaringen binnen jouw bedrijf.

2. Getuigschrift, postcontractuele bedingen

– Is de werknemer schriftelijk geïnformeerd over het respecteren van postcontractuele bepalingen? Denk hierbij aan:

  • Concurrentie- en relatiebeding;
  • geheimhoudingsbeding;
  • intellectueel eigendomsbeding;
  • anti-ronselbeding;
  • postcontractuele ziektebepaling.

– Is op verzoek een getuigschrift verstrekt?

3. Vrijstelling, overdracht werk, communicatie vertrek, volmachten

– Bij positief vakantiesaldo, is de werknemer gevraagd openstaande vakantiedagen op te nemen voor de einddatum van zijn contract?

– Hoe, aan wie, en wanneer moet de werknemer het werk overdragen?

– Hoe en wanneer worden collega's, klanten en relaties geïnformeerd over het vertrek?

– Is de LinkedIn-pagina van de werknemer aangepast?

– Zijn volmachten beëindigd en indien van toepassing uitgeschreven?

– Is er een afscheidscadeau/afscheidsborrel georganiseerd?

4. Eindafrekening

– Heb je vóór de einddatum alle schulden en vorderingen op de werknemer in beeld gebracht en de werknemer aangesproken tot betaling? Denk bij schulden en vorderingen aan:

  • Studieschulden;
  • leningen, voorschotten, te veel loon;
  • negatief vakantiesaldo;
  • eigen risico, verkeersboetes;
  • vordering leasemaatschappij;
  • boetes en schades.

– Heb je voor de einddatum in beeld gebracht wat je nog aan de werknemer verschuldigd bent? Denk hierbij aan:

  • Afrekening vakantiegeld, vakantiedagen;
  • afrekening laatste salaris, overwerk, toeslagen;
  • declaraties, onkostenvergoeding;
  • gratificaties/eindejaarsuitkering/winst/bonus;
  • financiële vergoedingen;
  • pensioenafdracht.

– Is voor de einddatum bepaald wat jij nog aan de werknemer verschuldigd bent?

– Is een eindafrekening opgesteld, rekening houdend met de beslagvrije voet?

5. Bedrijfseigendommen en systemen

– Heeft de werknemer nog bedrijfsspullen, en zo ja, wanneer moeten deze worden ingeleverd? Denk hierbij aan:

  • Toegangspas of sleutels van het bedrijfspand;
  • bedrijfsauto/lease-auto en bijbehoren;
  • telefoon, laptop, computer, printer;
  • dossiers, bedrijfsgegevens, informatiedragers;
  • werkkleding, gereedschappen.

– Zijn de toegang tot systemen afgesloten?

– Zijn de bewaartermijnen van personeelsdossier/personeelsgegevens geagendeerd?

6. Afmelden en opzeggen

– Is de uitdiensttreding gemeld bij alle relevante personen/instanties? Denk hierbij aan:

  • Systeembeheerder;
  • loonadministratie;
  • Belastingdienst;
  • arbodienst;
  • pensioenfonds;
  • UWV;
  • personeelsinformatiesysteem;
  • sociale fondsen, opleidingsinstanties;
  • verzekeringen;
  • bedrijfsvereniging;
  • leasemaatschappij;
  • leidinggevenden.

– Zijn lidmaatschappen en abonnementen opgezegd?

7. Ziekte

– Indien van toepassing, is de zieke werknemer ziek uit dienst gemeld bij het UWV en is het re-integratieverslag overlegd?

Een zorgvuldig uitgevoerde uitdiensttreding is essentieel voor een professioneel en respectvol afscheid. Deze checklist dient als leidraad om ervoor te zorgen dat alle belangrijke stappen worden genomen. Door elk punt nauwgezet af te vinken, creëert je als werkgever niet alleen een soepele overgang, maar laat je ook zien dat het welzijn en de rechten van jouw werknemers belangrijk zijn voor jouw bedrijf. Neem de tijd om elk aspect van de checklist te doorlopen en zorg voor een positieve afsluiting van het dienstverband.

Ondersteuning nodig?

Als je hulp nodig hebt bij de afronding van een dienstverband met een medewerker, dan staan onze medewerkers graag voor je klaar. Voor vragen over de verstrekte informatie kun je contact opnemen met Linda van Ginkel, Aliek Franck en Jody Schoon. Zij zijn bereikbaar via 0317 – 413281 en helpen je met plezier verder.