Communiceren met de fiscus is tegenwoordig niet eenvoudig. De medewerkers zitten afgeschermd achter een postbusnummer en callcenter. Toch moet u vaak belangrijke zaken goed schriftelijk met de fiscus afstemmen. Hoe pakt u dit aan?

Adressering
Bij het verzenden van post naar de fiscus kunt u voor het adres gebruikmaken van de website van de Belastingdienst. Hier kunt u per gemeente de contactgegevens van het dienstdoende belastingkantoor vinden. Zo voorkomt u dat u een verouderd adres gebruikt. Als u bezwaar maakt tegen een aanslag, staat op de aanslag het adres van het desbetreffende belastingkantoor vermeld.

Het gebruik van de juiste adressering biedt echter nog niet de zekerheid dat uw brief ook bij de juiste persoon terechtkomt. Veel adviseurs kunnen u vertellen over zoekgeraakte brieven en bijna kafkaëske ervaringen met de fiscus. Hoe kunt u dit voorkomen?

Ter attentie van specifieke medewerker
Allereerst is het belangrijk om uw brief zoveel mogelijk ter attentie van een specifieke medewerker (bijvoorbeeld uw contactpersoon) van de fiscus te verzenden. Daarmee zorgt u ervoor dat u op een later moment weet wie u moet aanspreken als er een reactie uitblijft. Stuurt u uw brief zonder specifieke ontvanger, dan weet u niet op welk bureau deze terechtkomt.

Als een reactie van de Belastingdienst uitblijft (en dat gebeurt helaas regelmatig), is het lastig, zo niet onmogelijk, te achterhalen waar uw brief is gebleven. Veelal krijgt u dan van de fiscus het advies uw brief opnieuw te verzenden, maar daar wordt u natuurlijk niet vrolijk van.

Aangetekend verzenden
Daarnaast geldt voor belangrijke brieven dat het aangetekend verzenden aan de fiscus hiervan, aan te raden is. Maakt u bijvoorbeeld bezwaar tegen een forse aanslag, dan zorgt het aantekenen van de brief ervoor dat u achteraf kunt aantonen tijdig bezwaar te hebben gemaakt.

Ook bij andere zaken waarin tijdigheid een voorname rol speelt, is dit verstandig. Denk hierbij aan de registratie van een intentieovereenkomst voor de inbreng van een onderneming in de BV of een verzoek voor een fiscale eenheid vennootschapsbelasting dat voor 1 april binnen moet zijn.

Digitaal
Tegenwoordig gaat aangetekend versturen grotendeels digitaal in zijn werk. U kunt online een speciale pakketzegel aanmaken en uw brief verzenden via het postkantoor of agentschap. Vervolgens kunt u online volgen wanneer uw brief wordt bezorgd en of de ontvanger deze heeft aangenomen. Zelfs de handtekening waaruit de ontvangst blijkt, is digitaal op te vragen.