Wanneer moet een werkgever zijn medewerkers thuis laten werken wegens het coronavirus?

De regering heeft alle Nederlanders opgeroepen om zoveel mogelijk thuis te werken. Als een werknemer thuis kan werken, dan zal de werkgever zijn werknemers dus thuis moeten laten werken. Daarom is het van belang om goed te onderzoeken, en met alle werknemers te overleggen of thuiswerken een optie is.

Bij functies waarbij thuiswerken gebruikelijk is, zal de procedure hieromtrent soepel verlopen. Indien thuiswerken niet gebruikelijk is, is het aan te raden hierover met de werknemer duidelijk afspraken op te stellen. Je kan hierbij denken aan de volgende afspraken:

  • Bijvoorbeeld dat het een tijdelijke oplossing is gedurende de extra maatregelen omtrent het corona virus en dat de werknemer hier geen rechten aan kunnen ontlenen.
  • Hoe om te gaan met onkostenvergoedingen gedurende het thuiswerken.
  • Dat de werknemer verplicht is de Arbo-regels (zoveel mogelijk) na te leven en welke dit zijn.

Deze afspraken kunnen worden opgenomen in een tijdelijke thuiswerkregeling. Of bevestig deze afspraken in een e-mail aan de werknemers. Ook bij werknemers waar thuiswerken gebruikelijk is, kan het verstandig zijn tijdelijk afspraken buiten de reguliere afspraken om te bevestigen of op te nemen in een tijdelijke aanvullende thuiswerkregeling.

Thuiswerken is geen optie

Als thuiswerken geen optie, dien je zoveel mogelijk voorzorgsmaatregelen te nemen om een zo veilig mogelijke werkplek te creëren. Het is dan verstandig de werknemer voorlichting en instructies te geven over veiligheid en gezondheid op de werkvloer ten aanzien van het corona-virus.

Is thuiswerken niet mogelijk dan kan je overwegen werknemers naar huis te sturen zonder enige verplichting om te werken. De werknemer houdt dan in beginsel wel het recht op loon.

Extra kosten van thuiswerken

Op grond van artikel 1.2, lid 2 letter f, Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 is een ruimte in de eigen woning van de werknemer geen werkplek, behalve voor Arbo-doeleinden. Dat betekent dat er geen mogelijkheden zijn om kosten te vergoeden en of verstrekkingen te doen voor deze werkplek, anders dan arbovoorzieningen en kosten van internet nodig voor het werk. Wil een werkgever dus andere zaken vergoeden en verstrekken in verband met thuiswerken zoals een extra monitor, cartridges of bijvoorbeeld papier en postzegels, dan zullen deze vergoedingen ten laste komen van de vrije ruimte voor de werkkostenregeling.

Reiskostenvergoeding gedurende thuiswerken

Een reiskostenvergoeding mag in beginsel worden stopgezet zodra er geen reiskosten meer worden gemaakt. Maar het voor te stellen dat je als werkgever in deze situatie de werknemer alsnog de reiskosten wil betalen omdat deze wellicht noodgedwongen thuis moet werken. Als een werknemer langdurig thuiswerkt, betekent dit niet dat de werkgever geen onbelaste reiskostenvergoeding meer kan betalen. Wanneer werknemers met hun eigen auto naar hun werk reizen hebben zij bij de meeste ondernemingen recht op een reiskostenvergoeding. Veelal wordt aangesloten bij het bedrag dat onbelast kan worden vergoed, te weten € 0,19 p/km. Indien werknemers thuiswerken, betekent dit dat de werknemers geen reiskosten meer maken. De vraag of dan de werkgever alsnog de reiskosten kan doorbetalen. Daarbij moet een onderscheid worden gemaakt tussen losse declaraties en vaste reiskostenvergoeding.

Losse declaraties

Bij losse declaraties maakt de werknemer geen reiskosten indien de werknemer thuiswerkt. Het is dan ook logisch dat deze niet hoeven te worden vergoed.

Vaste onkostenvergoeding

De vaste reiskostenvergoeding mag fiscaal gezien worden doorbetaald tijdens maximaal zes aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Bijvoorbeeld indien de werknemer een aangesloten periode thuiswerkt.  Als de werknemer langdurig thuis moet werken mag de werkgever de onbelaste reiskosten gedurende de lopende en de eerstvolgende maand onbelast doorbetalen. Zodra de werknemer de werkzaamheden op kantoor hervat na langdurige afwezigheid, mag de werkgever de vaste onbelaste reiskostenvergoeding weer uitbetalen vanaf de maand volgend op de maand waarin de werknemer weer is gaan werken.

Indien je besluit de reiskostenvergoeding stop te zetten, informeer de werknemers hierover. Leg ook uit waarom de reiskostenvergoeding wordt stopgezet, bijvoorbeeld vanwege een kostenbesparing. Dit zorgt wellicht voor meer begrip bij de werknemers en minder weerstand.